Muhasebe kaydı, bir işletmenin ekonomik varlıklarını ve kaynaklarını değiştiren her işlemin belgeye dayanılarak deftere işlenmesidir. Bu kaydın ilk ve en temel biçimi yevmiye kaydıdır. Yevmiye kaydı doğru yapılmadığında defterikebir, mizan, bilanço ve gelir tablosu da hatalı oluşur; bu nedenle muhasebe bilgisinin tamamı bu temel işlem üzerine kuruludur.
Yevmiye kaydı ve yevmiye defteri nedir?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 183. maddesine göre yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken muamelelerin tarih sırasıyla ve madde hâlinde yazıldığı defterdir. Yevmiye defterine yazılan her madde bir yevmiye kaydıdır. Kayıt; tarihi, madde numarasını, borçlandırılan ve alacaklandırılan hesapları, tutarları ve işlemin kısa açıklamasını içerir. Defterikebir ise bu kayıtların hesaplara dağıtılarak toplandığı defterdir (VUK md. 184). 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 64. maddesi de tacirin ticari işlemlerini açıkça görülebilir biçimde defterlerinde göstermesini zorunlu kılar.
Çift taraflı kayıt ilkesi
Tek Düzen Hesap Planı çift taraflı kayıt esasına dayanır. Her işlem en az iki hesabı etkiler: bir veya birkaç hesap borçlandırılır, bir veya birkaç hesap alacaklandırılır ve toplam borç tutarı toplam alacak tutarına eşit olur. Bu eşitlik, kaydın en temel doğrulama ölçütüdür.
- Varlık hesapları (ör. 100 Kasa, 102 Bankalar, 120 Alıcılar, 153 Ticari Mallar) artışlarda borçlandırılır, azalışlarda alacaklandırılır.
- Borç ve özkaynak hesapları (ör. 320 Satıcılar, 500 Sermaye) artışlarda alacaklandırılır, azalışlarda borçlandırılır.
- Gelir hesapları (ör. 600 Yurt İçi Satışlar) alacak, gider hesapları (ör. 770 Genel Yönetim Giderleri) borç kaydıyla artar.
Bir yevmiye kaydının unsurları
- Belge: Kayıt; fatura, banka dekontu, gider pusulası, bordro gibi bir belgeye dayanır.
- Tarih ve sıra numarası: İşlem tarihi ve maddenin sıra numarası yazılır.
- Hesapların belirlenmesi: İşlemin hangi hesapları etkilediği ve etkinin yönü tespit edilir.
- Tutarlar: Borç ve alacak toplamlarının eşitliği kontrol edilir.
- Açıklama: İşlemin içeriği kısaca belirtilir.
Örnek 1: Vadeli mal alışı
Bir işletmenin 100.000 TL bedelli ticari malı, KDV oranı yüzde 20 varsayımıyla vadeli satın aldığı kabul edilsin. KDV tutarı 20.000 TL, fatura toplamı 120.000 TL'dir.
| Hesap | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|
| 153 Ticari Mallar | 100.000 | |
| 191 İndirilecek KDV | 20.000 | |
| 320 Satıcılar | 120.000 |
Örnek 2: Vadeli satış ve maliyet kaydı
Aynı işletme bu malları 150.000 TL + yüzde 20 KDV ile vadeli satmıştır. Fatura toplamı 180.000 TL'dir. Satış kaydı şöyledir:
| Hesap | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|
| 120 Alıcılar | 180.000 | |
| 600 Yurt İçi Satışlar | 150.000 | |
| 391 Hesaplanan KDV | 30.000 |
İşletme sürekli envanter yöntemini uyguluyorsa satılan malın maliyeti de ayrıca kaydedilir:
| Hesap | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|
| 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti | 100.000 | |
| 153 Ticari Mallar | 100.000 |
Aralıklı envanter yönteminde ise satılan malın maliyeti dönem sonunda yapılan envanter ve maliyet hesaplamasıyla belirlenir.
Örnek 3: Tahsilat ve ödeme
Alıcının borcunu banka yoluyla ödemesi hâlinde 102 Bankalar hesabı borçlandırılır, 120 Alıcılar hesabı alacaklandırılır; satıcıya yapılan ödemede ise 320 Satıcılar borçlandırılıp 102 Bankalar alacaklandırılır. Yukarıdaki üç örnekte yer alan tutarlar, bir sonraki adımda defterikebire taşınır ve mizanın temelini oluşturur.
Kayıt zamanı ve düzeltme kuralları
Vergi Usul Kanunu'nun 219. maddesine göre işlemler defterlere zamanında kaydedilmelidir. Kayıtların on günden fazla geciktirilmesi uygun görülmemiştir. Muhasebe fişi gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak çalışan işletmelerde, işlemlerin fişlere işlenmesi deftere işlenmesi hükmündedir; ancak kayıtların esas defterlere intikali 45 günden daha geç olamaz. Günlük kasa defteri, perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine ise işlemler günü gününe kaydedilir.
Yanlış kayıtların düzeltilmesine ilişkin kural da Kanunda açıktır: yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir; defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hâle getirmek yasaktır (VUK md. 217). Uygulamada hatalı kayıt, ters kayıtla iptal edilir ve doğru kayıt yeniden yapılır. Ticaret Kanunu'nun 65. maddesi de bir kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemeyeceğini ve değiştirilemeyeceğini hükme bağlar.
Sık yapılan hatalar
- Borç ve alacak toplamlarının eşit olmaması: Tutar aktarımı veya KDV hesaplamasındaki hatalar nedeniyle ortaya çıkar.
- Yanlış hesabın kullanılması: Duran varlık niteliğindeki bir alımın doğrudan gider hesabına yazılması bunun tipik örneğidir.
- Belgesiz kayıt: Dayanak belgesi bulunmayan işlemin deftere işlenmesi, ispat ve inceleme açısından risk doğurur.
- Dönemsellik ilkesinin gözetilmemesi: Gelir ve giderlerin ait oldukları dönemde kaydedilmemesi dönem sonu sonuçlarını bozar.
Örnek 4: Duran varlık alımı
İşletmenin bilgisayar donanımı için 30.000 TL + yüzde 20 KDV (6.000 TL) bedelli fatura aldığı ve 36.000 TL'yi banka yoluyla ödediği varsayılsın. Varlığın bedeli, 2026 yılı için doğrudan gider yazma sınırı olan 12.000 TL'yi aştığından gider hesabına değil duran varlık hesabına kaydedilir ve amortisman yoluyla gidere dönüştürülür.
| Hesap | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|
| 255 Demirbaşlar | 30.000 | |
| 191 İndirilecek KDV | 6.000 | |
| 102 Bankalar | 36.000 |
Kayıt türleri
- Açılış kaydı: Hesap döneminin başında önceki dönemden devreden bakiyelerin yeni döneme taşınmasıdır.
- Olağan işlem kayıtları: Alış, satış, tahsilat, ödeme gibi dönem içinde sürekli yapılan kayıtlardır.
- Dönem sonu düzeltme ve değerleme kayıtları: Amortisman, karşılık, reeskont, KDV mahsubu ve gelir-gider tahakkukları gibi dönem sonunda yapılan kayıtlardır.
- Kapanış kaydı: Gelir ve gider hesaplarının kapatılarak dönem sonucunun belirlendiği ve bilanço hesaplarının kapatıldığı kayıtlardır.
Bu kayıt türlerinin tamamı aynı ilkeye tabidir: borç ve alacak tutarları eşittir, dayanak belge bulunur ve kayıt dönemi doğru seçilir. Bir yevmiye maddesine yazılan açıklama, ileride yapılacak bir inceleme veya iç denetim sırasında işlemin anlaşılabilmesi bakımından kayıt kadar önemlidir.
Sonuç
Yevmiye kaydı; belgeye dayanan, tarih sırasına uygun, borç-alacak eşitliğini sağlayan ve zamanında yapılan bir kayıttır. Doğru yapılan yevmiye kayıtları defterikebir, mizan ve finansal tabloların güvenilirliğini belirler.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Uygulamada tereddüt yaşanması hâlinde mali müşavire veya ilgili kurumun resmî duyurusuna başvurulması önerilir.
